Klubin ToDo nuorisovaihdossa
Nuorisovaihtotiimin ToDo rotarykalenterin mukaan
Ensimmäinen neljännes (heinä-elo-syyskuu)
- Inbound (IB)-oppilas saapuu valmennusleiriltä – varmista että ensimmäinen host-perhe on hakemassa
- Jos oppilas on EU-kansalainen tai Sveitsin kansalainen, nuorisovaihtotiimin on hoidettava oppilaan
kanssa EU-kansalaisen oleskeluoikeuden rekisteröinti kolmen kuukauden kuluessa maahantulosta. Rekisteröinnin yhteydessä oppilas saa suomalaisen henkilötunnuksen.
Ohjeet rekisteröinnistä löytyvät Maahanmuuttoviraston (MIGRI) kotisivuilta. - Jos oppilas ei ole EU-kansalainen, hänellä tulee olla oleskelulupa Suomessa koko vaihdon ajan.
Oleskeluluvan peruste Suomessa on opiskelu. Pääsääntöisesti oppilas on hakenut oleskeluluvan
kotimaassaan olevasta Suomen suurlähetystöstä tai konsulaatista ennen saapumistaan maahan.
Nuorisovaihtotiimin on tarkistettava, onko oppilaalla oleskelulupa hankittu kotimaassa vai ei. Jos oleskelulupaa koko vaihdon ajaksi ei oppilaalla maahansaapuessa ole,
nuorisovaihtotiimin tulee hoitaa oppilaan kanssa oleskelulupa heti oppilaan saavuttua Suomeen. Ohjeet MIGRIn nettisivuilla. - Jos oppilas on ei-EU-kansalainen, hänelle täytyy hakea suomalainen henkilötunnus lähimmästä Digi- ja väestötietoviraston toimipisteestä.
- Oppilaan vieminen kouluun ja lukujärjestyksen laatiminen, koulumatkan opastus (bussi)
- Jos oppilaalla on pankkitili EU-maassa, sitä voidaan käyttää kuukausirahan maksamiseen.
- Jos oppilaalla ei ole pankkitiliä EU-maassa, kuukausiraha on yksinkertaisinta maksaa oppilaalle käteisellä.
- Tarvittavan puhelinliittymän hankkiminen ja suomalaisen puhelinnumeron lisääminen oppilastietokantaan.
- Emergency Fund -talletuksen ottaminen klubin haltuun
- Oppilaan passin ja oleskeluluvan ottaminen klubin haltuun. Anna kopio näistä oppilaalle. Jos oppilaalla on virallinen henkilökortti kotimaastaan, se jää oppilaalle.
- Tarvittaessa lukiolaiskortin ja kirjastokortin hankkiminen
- Yhteystietojen jakaminen perheet, oppilas, klubin nv-tiimi jne.
- Isäntäperheiden koulutus – kaikki tulevat isäntäperheet kokoon
- Avustaminen kielikoulutukseen osallistumisessa
- Avustaminen harrastuksiin
- Oppilaan esittely klubille ja oppilaan esitelmä
- Oppilaan kutsuminen klubin kokouksiin ja vierailuille, klubin ohjelma. Oppilaan on hyvä osallistua kaikkiin klubin tapahtumiin ja kokouksiin.
- Yhteydenpito IB-oppilaan isäntäperheeseen kuukausittain, tapaaminen oppilaan kanssa viikottain
- IB-leiri (syys-lokakuussa)
- Piirin nuorisovaihdon koulutus (klubin osallistuttava kerran vuodessa, jotta voi osallistua nuorisovaihtoon)
- NVA:n tietojen päivitys ja presidentin luominen oppilastietokantaan. Video-ohje tässä.
- Vaihdosta palanneen Rebound-oppilaan esitelmä klubissa
- Uusien lähtevien (Outbound, OB) vaihto-oppilaiden haku: markkinointi alueen kouluissa elo-syyskuussa
- Vaihto-oppilasehdokkaiden vapaamuotoiset hakemukset klubiin 30.9. mennessä
Toinen neljännes (loka-marras-joulukuu)
- Yhteydenpito IB-oppilaan isäntäperheeseen kuukausittain, tapaaminen oppilaan kanssa viikottain
- IB-oppilaiden Lapinmatka (marras-joulukuun vaihde)
- IB-oppilaan joululahja
- Lähtevien vaihto-oppilasehdokkaiden haastattelu klubissa ja ehdokkaiden nimeäminen piirille (lokakuu)
- Kotikäynti ja oppilaan perheen haastattelu ennen ilmoitusta piirille (lokakuu)
- Sitoumuslomakkeet uusilta klubien toimihenkilöiltä ja isäntäperheiltä => toimitetaan piiriin
- Luvat vapaaehtoistoimijoilta (NVA+HOST) rikostaustaselvityksen tekemiseen => toimitetaan piiriin
- Klubin nimeämien vaihto-oppilasehdokkaiden ja heidän perheidensä haastattelu piirissä (marraskuu). Piiri hyväksyy oppilaan vaihto-ohjelmaan.
- Klubisitoumuslomakkeiden täyttö ja palautus piirin nv-puheenjohtajalle marraskuun loppuun mennessä (jokaisesta oppilaasta erillinen lomake)
- Lähtevät vaihto-oppilaat tekevät hakemukset joulukuun loppuun mennessä. Hakemusten teko-ohjeet löytyvät allaolevista linkeistä.
- Nuorisovaihtoasiamies ilmoittaa piirin nv-puheenjohtajalle, kun hakemus valmis tietokannassa (vuosi- ja kesävaihto)
- Nuorisovaihtoasiamies lähettää valmiin ja allekirjoitetun hakemuksen piirin nv-puheenjohtajalle (kesäleirit)
- Hakemukset oltava valmiit kaikkine liitteineen ja allekirjoituksineen joulukuun loppuun mennessä.
- Piirin nv-puheenjohtaja tarkastaa ja hyväksyy hakemuksen
Kolmas neljännes (tammi-helmi-maaliskuu)
- Yhteydenpito IB-oppilaan isäntäperheeseen kuukausittain, tapaaminen oppilaan kanssa viikottain
- Eteläisen pallonpuoliskon (aus&nz) oppilaiden saapuminen valmennusleiriltä (sama kuin 1. neljännes ja
muuten huomioiden toimenpiteet IB-oppilaiden osalta 6kk siirtyneenä tähän esitykseen verrattuna) - Uusien lähtevien OB-oppilaiden ja heidän perheidensä pakolliset koulutukset
- Piirin koulutukset maalis-huhtikuussa (koskee vuosi-, kesä- ja leirivaihtoa)
- Valtakunnallinen koulutus (vain vuosi- ja kesävaihto) huhti-toukokuun vaihteessa
- Leirivaihtohakemuksia otetaan vastaan huhtikuulle asti
Neljäs neljännes (huhti, touko-kesäkuu)
- Yhteydenpito IB-oppilaan isäntäperheeseen kuukausittain, tapaaminen oppilaan kanssa viikottain
- IB-oppilaiden EuroTour (kesäkuussa)
- Uusien tulevien IB-oppilaiden Guarantee Formien täyttäminen
- Päivittää tulevan rotaryvuoden nva:n ja presidentin tiedot oppilastietokantaan
- Lähtevän OB-oppilaan esittäytyminen klubissa
- Anna lähtevälle OB-oppilaalle klubin viiri vietäväksi häntä isännöivälle klubille
- Kotiinpalaavan IB-oppilaan lähtöesitelmä klubissa. Läksiäislahjan ja todistuksen luovutus.
- Varata seuraavan rotaryvuoden klubiohjelmaan viikkokoukset nuorisovaihtoa varten (yksi elo-syyskuussa ja toinen touko-kesäkuussa)
Klubin nuorisovaihtotiimin ja -asiamiehen vastuut ja tehtävät
Nuorisovaihtotoiminta RI:n asettaman sertifioinnin mukaista
- Klubin presidentti nimeää klubin nuorisovaihtotiimin, kolme jäsentä, jossa molemmat sukupuolet on
oltava edustettuna - Osallistuu klubin nuorisovaihtotoiminnan suunnitteluun ja ehdottaa klubin talousarvioon tarvittavien
varojen hyväksymisen - Raportoi klubin nuorisovaihtotoiminnasta klubin presidentille
- Klubin aktivoiminen IB-oppilaan ottamisesta mukaan erilaisiin tapahtumiin ja ohjelmiin, sillä oppilas
ei ole nuorisovaihtoasiamiehen oppilas vaan koko klubin yhteinen vaihto-oppilas - Suostumukset rikostaustatarkistusta varten isäntäperheiltä ja klubin nuorisovaihtotiimin jäseniltä
- Mahdolliset yhteistyösopimukset toisen rotaryklubin kanssa koskien vuosivaihtoa
Toiminta yhteistyössä piirin nuorisovaihtotoimikunnan kanssa
- Osallistuu piirin järjestämään nuorisovaihdon koulutukseen
- Osallistuu piirin nuorisovaihtotapahtumien järjestämiseen
OB-oppilaat
- Hakuprosessin johtaminen klubissa
- Mainostaminen sisäisesti ja ulkoisesti klubijäsenten avustuksella
- OB-oppilasehdokkaiden haastattelu
- Klubisitoumuslomakkeiden täyttäminen ja lähettäminen
- Oppilaiden hakemusten täytön järjestäminen ja toimittaminen piiriin nv-puheenjohtajalle
- Tietojen syöttäminen ja ylläpitäminen oppilastietokannassa: oppilaat, perheet, nva ja presidentti
- OB-oppilaiden piirin koulutuksen järjestämiseen osallistuminen
- Valitun OB-oppilaan kutsuminen esittäytymään ennen lähtöä – varattava ohjelmassa tilaa riittävän
aikaisin, huomio milloin ohjelma rakennetaan - Vaihdosta palanneen oppilaan kutsuminen pitämään paluuesitelmä – kuten edellä
- Säännöllisen yhteyden pitäminen vaihdon aikana
- Klubin nuorisovaihtotiimin vapaaehtoistoimijoiden ka isäntäperheiden sitoumuslomakkeiden lähettäminen piirin
nv-puheenjohtajalle
IB-oppilaat
- Isäntäperheiden valinta ja koulutus
- Isäntäperheiden sitoumuslomakkeiden kerääminen ja lähettäminen piirin nv-puheenjohtajalle
- Isäntäperheiden rikostaustaselvitykseen luvat ja niiden lähettäminen piirin nv-puheenjohtajalle
- Guarantee Formin täyttäminen ja palauttaminen kirjeenvaihtajalle
- Isäntäperheiden muistaminen kunniakirjalla
- Säännöllinen yhteydenpito oppilaaseen ja isäntäperheeseen vaihdon aikana
- Oppilaan kutsuminen klubin kokouksiin ja vierailuihin
- Oppilaan esittäytymien sekä paluuesitelmä klubille
- Oppilaan muistaminen syntymäpäivänä, juhlapäivinä sekä ennen paluuta
- IB-leirille osallistumisen järjestelyt (matkat, ilmoittautuminen ja osallistumismaksu)
- IB-oppilaiden piirikonferenssiin osallistumisen järjestelyt (matkat, ilmoittautuminen ja osallistumismaksu)
- IB-oppilaiden kontaktitietojen ajan tasalla pitäminen oppislastietokannassa (isäntäperheet)
- IB-oppilaiden kielikokeeseen osallistumisen järjestelyt (matkat, ilmoittautuminen ja osallistumismaksu)
- IB-oppilaan kriisitilanteiden hoito yhdessä piirin nv-puheenjohtajan kanssa
- IB-oppilaan matkustusluvat
