Klubin ToDo nuorisovaihdossa

ToDo – lista rotarykalenterin mukaan

 

Ensimmäinen neljännes (heinä-elo-syyskuu)
  • Inbound (IB)-oppilas saapuu valmennusleiriltä – varmistaa että ensimmäinen host-perhe on hakemassa
  • Jos oppilas on EU-kansalainen tai Sveitsin kansalainen, nuorisovaihtotiimin on hoidettava oppilaan
    kanssa EU-kansalaisen oleskeluoikeuden rekisteröinti kolmen kuukauden kuluessa maahantulosta.
    Ohjeet rekisteröinnistä löytyvät Maahanmuuttoviraston (MIGRI) kotisivuilta.
  • Jos oppilas ei ole EU-kansalainen, hänellä tulee olla oleskelulupa Suomessa koko vaihdon ajan.
    Oleskeluluvan peruste Suomessa on opiskelu. Pääsääntöisesti oppilas on hakenut oleskeluluvan
    kotimaassaan olevasta Suomen suurlähetystöstä tai konsulaatista ennen saapumistaan maahan.
    Nuorisovaihtotiimin on selvitettävä ennen oppilaan Suomeen saapumista, onko oppilaalla oleskelulupa
    hankittu kotimaassa vai ei. Jos oleskelulupaa koko vaihdon ajaksi ei oppilaalla maahansaapuessa ole,
    nuorisovaihtotiimin tulee hoitaa oppilaan kanssa oleskelulupa heti oppilaan saavuttua Suomeen. Ohjeet
    MIGRIn nettisivuilla.
  • Oppilaan vieminen kouluun ja lukujärjestyksen laatiminen, koulumatkan opastus (bussi)
  • Pankkitilin avaaminen ja ilmoittaminen klubin tilinpitäjälle. Pankkitili, jos ei EU-tiliä, kannattaa avata
    nuorisovaihtoasiamiehen nimissä ja käyttöoikeus sekä pankkikortti oppilaalle. Muista tilin lopettaminen ennen vaihdon päättymistä.
  • Tarvittavan puhelinliittymän hankkiminen ja suomalaisen puhelinnumeron lisääminen oppilas
    hallintaohjelmaan
  • Emergency Fund -talletuksen kerääminen
  • Tarvittaessa lukiolaiskortin ja kirjastokortin hankkiminen
  • Yhteystietojen jakaminen perheet, oppilas, klubin nv-tiimi jne.
  • Isäntäperheiden koulutus – kaikki tulevat isäntäperheet kokoon
  • Avustaminen kielikoulutukseen osallistumisessa
  • Avustaminen harrastuksiin
  • Oppilaan esittely klubille ja oppilaan esitelmä
  • Oppilaan kutsuminen klubin kokouksiin ja vierailuille, klubin ohjelma
  • Yhteydenpito IB-oppilaan isäntäperheeseen kuukausittain, tapaaminen oppilaan kanssa viikottain
  • IB-leiri (syys-lokakuussa)
  • Piirin nuorisovaihdon koulutus (klubin osallistuttava kerran vuodessa, jotta voi osallistua nuorisovaihtoon)
  • Vaihdosta palanneen Rebound-oppilaan esitelmä klubissa
  • Uusien lähtevien (Outbound, OB) vaihto-oppilaiden haku: markkinointi alueen kouluissa
  • Vaihto-oppilasehdokkaiden vapaamuotoiset hakemukset klubiin 30.9. mennessä
 
Toinen neljännes (loka-marras-joulukuu)
  • Yhteydenpito IB-oppilaan isäntäperheeseen kuukausittain, tapaaminen oppilaan kanssa viikottain
  • IB-oppilaiden Lapinmatka (marras-joulukuun vaihde)
  • IB-oppilaan joululahja
  • Lähtevien vaihto-oppilasehdokkaiden haastattelu klubissa ja ehdokkaiden nimeäminen piirille (lokakuu)
  • Kotikäynti ja oppilaan perheen haastattelu ennen ilmoitusta piirille (lokakuu)
  • Sitoumuslomakkeet uusilta klubien toimihenkilöiltä ja isäntäperheiltä => toimitetaan piiriin
  • Luvat vapaaehtoistoimijoilta (NVA+HOST) rikostaustaselvityksen tekemiseen => toimitetaan piiriin
  • Klubin nimeämien vaihto-oppilasehdokkaiden ja heidän perheidensä haastattelu piirissä (marraskuu). Piiri hyväksyy oppilaan vaihto-ohjelmaan.
  • Klubisitoumuslomakkeiden täyttö ja palautus piirin nv-puheenjohtajalle marraskuun loppuun mennessä (jokaisesta oppilaasta erillinen lomake)
  • Puuttuvien klubin toimihenkilöiden luominen oppilastietokantaan.
  • Lähtevät vaihto-oppilaat tekevät hakemukset joulukuun loppuun mennessä. Hakemusten teko-ohjeet löytyvät allaolevista linkeistä.
  • Nuorisovaihtoasiamies ilmoittaa piirin nv-puheenjohtajalle, kun hakemus valmis tietokannassa (vuosi- ja kesävaihto)
  • Nuorisovaihtoasiamies lähettää valmiin ja allekirjoitetun hakemuksen piirin nv-puheenjohtajalle (kesäleirit)
  • Piirin nv-puheenjohtaja tarkastaa ja hyväksyy hakemuksen
 
Kolmas neljännes (tammi-helmi-maaliskuu)
  • Yhteydenpito IB-oppilaan isäntäperheeseen kuukausittain, tapaaminen oppilaan kanssa viikottain
  • Eteläisen pallonpuoliskon (aus&nz) oppilaiden saapuminen valmennusleiriltä (sama kuin 1. neljännes ja
    muuten huomioiden toimenpiteet IB-oppilaiden osalta 6kk siirtyneenä tähän esitykseen verrattuna)
  • Uusien lähtevien OB-oppilaiden ja heidän perheidensä pakolliset koulutukset
    • Piirin koulutukset maalis-huhtikuussa
    • Valtakunnallinen koulutus (vain vuosi- ja kesävaihto) huhti-toukokuun vaihteessa
  • Leirivaihtohakemuksia otetaan vastaan huhtikuulle asti
 
Neljäs neljännes (huhti, touko-kesäkuu)
  • Yhteydenpito IB-oppilaan isäntäperheeseen kuukausittain, tapaaminen oppilaan kanssa viikottain
  • IB-oppilaiden Pietarinmatka (maalis-huhtikuussa)
  • IB-oppilaiden EuroTour (kesäkuussa)
  • Uusien tulevien IB-oppilaiden Guarantee Formien täyttäminen
  • Päivittää tulevan rotaryvuoden nva:n ja presidentin tiedot oppilastietokantaan
  • Lähtevän OB-oppilaan esittäytyminen klubissa
  • Kotiinpalaavan IB-oppilaan lähtöesitelmä klubissa. Läksiäislahjan ja todistuksen luovutus.
  • Varata seuraavan rotaryvuoden klubiohjelmaan viikkokoukset nuorisovaihtoa varten (yksi elo-syyskuussa ja toinen touko-kesäkuussa)

Klubin nuorisovaihtotiimin ja -asiamiehen vastuut ja tehtävät

 

Nuorisovaihtotoiminta RI:n asettaman sertifioinnin mukaista
  • Klubin presidentti nimeää klubin nuorisovaihtotiimin, kolme jäsentä, jossa molemmat sukupuolet on
    oltava edustettuna
  • Osallistuu klubin nuorisovaihtotoiminnan suunnitteluun ja ehdottaa klubin talousarvioon tarvittavien
    varojen hyväksymisen
  • Raportoi klubin nuorisovaihtotoiminnasta klubin presidentille
  • Klubin aktivoiminen IB-oppilaan ottamisesta mukaan erilaisiin tapahtumiin ja ohjelmiin, sillä oppilas
    ei ole nuorisovaihtoasiamiehen oppilas vaan koko klubin yhteinen vaihto-oppilas
  • Suostumukset rikostaustatarkistusta varten isäntäperheiltä ja klubin nuorisovaihtotiimin jäseniltä
  • Mahdolliset yhteistyösopimukset toisen rotaryklubin kanssa koskien vuosivaihtoa
 
Toiminta yhteistyössä piirin nuorisovaihtotoimikunnan kanssa
  • Osallistuu piirin järjestämään nuorisovaihdon koulutukseen
  • Osallistuu piirin nuorisovaihtotapahtumien järjestämiseen

 

OB-oppilaat
  • Hakuprosessin johtaminen klubissa
  • Mainostaminen sisäisesti ja ulkoisesti klubijäsenten avustuksella
  • OB-oppilasehdokkaiden haastattelu
  • Klubisitoumuslomakkeiden täyttäminen ja lähettäminen
  • Oppilaiden hakemusten täytön järjestäminen ja toimittaminen piiriin nv-puheenjohtajalle
  • Tietojen syöttäminen ja ylläpitäminen oppilastietokannassa: oppilaat, perheet, nva ja presidentti
  • OB-oppilaiden piirin koulutuksen järjestämiseen osallistuminen
  • Valitun OB-oppilaan kutsuminen esittäytymään ennen lähtöä – varattava ohjelmassa tilaa riittävän
    aikaisin, huomio milloin ohjelma rakennetaan
  • Vaihdosta palanneen oppilaan kutsuminen pitämään paluuesitelmä – kuten edellä
  • Säännöllisen yhteyden pitäminen vaihdon aikana
  • Klubin nuorisovaihtotiimin vapaaehtoistoimijoiden ka isäntäperheiden sitoumuslomakkeiden lähettäminen piirin
    nv-puheenjohtajalle
 
IB-oppilaat
  • Isäntäperheiden valinta ja koulutus
  • Isäntäperheiden sitoumuslomakkeiden kerääminen ja lähettäminen piirin nv-puheenjohtajalle
  • Isäntäperheiden rikostaustaselvitykseen luvat ja niiden lähettäminen piirin nv-puheenjohtajalle
  • Guarantee Formin täyttäminen ja palauttaminen kirjeenvaihtajalle
  • Isäntäperheiden muistaminen kunniakirjalla
  • Säännöllinen yhteydenpito oppilaaseen ja isäntäperheeseen vaihdon aikana
  • Oppilaan kutsuminen klubin kokouksiin ja vierailuihin
  • Oppilaan esittäytymien sekä paluuesitelmä klubille
  • Oppilaan muistaminen syntymäpäivänä, juhlapäivinä sekä ennen paluuta
  • IB-leirille osallistumisen järjestelyt (matkat, ilmoittautuminen ja osallistumismaksu)
  • IB-oppilaiden piirikonferenssiin osallistumisen järjestelyt (matkat, ilmoittautuminen ja osallistumismaksu)
  • IB-oppilaiden kontaktitietojen ajan tasalla pitäminen oppislastietokannassa (isäntäperheet)
  • IB-oppilaiden kielikokeeseen osallistumisen järjestelyt (matkat, ilmoittautuminen ja osallistumismaksu)
  • IB-oppilaan kriisitilanteiden hoito yhdessä piirin nv-puheenjohtajan kanssa
  • IB-oppilaan matkustusluvat