Klubbens To Do 

To Do-lista enligt rotarykalendern

 

Första kvartalet (juli-aug.-sept.)
  • Den inkommande eleven (Inbound, IB) anländer från utbildningslägret – försäkra er om att första värdfamiljen tar emot.
  • Om eleven är EU-medborgare eller schweizisk medborgare bör ungdomsutbytesteamet se till att hen får sitt uppehållstillstånd registrerat inom tre månader efter ankomsten. Instruktioner för hur man gör registreringen finns på Migrationsverkets (MIGRIs) hemsidor.
  • Om eleven inte är EU-medborgare bör hen ha skaffat uppehållstillstånd i Finland för hela sin utbytesperiod.
  • Grunden för uppehållstillståndet i Finland anges som studier. I regel bör eleven ha ansökt om uppehållstillstånd redan i hemlandet, hos Finlands ambassad eller konsulat, innan hen anländer till landet. Innan eleven anländer bör ungdomsutbytesteamet ha klarlagt om eleven skaffat uppehållstillståndet redan i sitt hemland eller inte. Om eleven vid ankomsten inte har ett uppehållstillstånd för hela vistelsen, ska ungdomsutbytesteamet ordna om tillståndet genast eleven anlänt. Instruktioner finns på MIGRI:s sidor.
  • Eleven ska installeras i skolan, läsordningen göras upp och skolvägen kartläggas (buss).
  • Ett bankkonto ska öppnas för eleven och kontonumret meddelas klubbens skattmästare. Om eleven inte är EU-medborgare lönar det sig att öppna kontot i ungdomsutbytesombudets namn, eleven får då användarrätt och bankkort. Kom ihåg att avsluta bankkontot innan utbytet upphör.
  • Skaffa eleven en telefonanslutning och för in det finländska telefonnumret i Rotarys studentdatabas (YEAH).
  • Samla in för en deposition till Emergency Fund.
  • Skaffa studiekort för gymnasieelever och bibliotekskort, om det behövs.
  • Meddela kontaktuppgifterna till familjer, eleven, klubben, ungdomsutbytesteamet osv.
  • Utbildning av värdfamiljerna – samla alla blivande värdfamiljer tillsammans.
  • Se till att eleven får delta i språkkurser.
  • Se till att eleven får utöva sina hobbies.
  • Presentera eleven för klubben och ordna så hen håller föredrag i klubben.
  • Bjud in eleven till klubbens möten och besök, ge klubbens program.
  • Besök IB-elevens värdfamilj i hemmet minst en gång per månad, hålla kontakt med eleven varje vecka.
  • IB-lägret (sept.-okt.)
  • Utbilda klubbens ungdomsutbytesteam (klubben bör delta en gång per år för att kunna delta i ungdomsutbytet).
  • Hemvändande elever (Rebound) håller föredrag i klubben.
  • Ansökningstid för nya utgående elever (Outbound, OB): marknadsföring i ortens skolor.
  • Fritt formulerade ansökningar från potentiella utbyteselever ska vara klubben tillhanda per 30.9.
 
Andra kvartalet (okt.-nov.-dec.)
  • Besök IB-elevens värdfamilj i hemmet minst en gång per månad, håll kontakt med eleven varje vecka.
  • IB-elevernas Lapplandsresa (månadsskiftet nov.-dec.)
  • IB-elevernas julklapp
  • Intervjuer i klubben med kandidaterna tillutgående utbyteselever och namnförslagen till distriktet (okt.).
  • Hembesök och intervju med elevens familj före anmälan till distriktet (okt.).
  • Blanketterna med förbindelserna från klubbens funktionärer och värdfamiljer => till distriktet
  • Godkännande från de frivilliga (ungdomsutbytesombudet + värdfamiljerna) för kontroll av straffregistret => till distriktet
  • Distriktet intervjuar utbyteskandidaterna och deras familjer (nov.), distriktet godkänner eleven för utbytesprogrammet.
  • Klubben fyller i blanketterna med sitt medgivande och skickar dem till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté per slutet av nov. (skild blankett ifylls för varje elev).
  • Klubbfunktionärer som ännu saknas i studentdatabasen förs in
  • Utgående utbyteselever fyller i sina ansökningar per slutet av dec.
  • Instruktioner för hur man fyller i blanketterna: Följ länkarna nedan.
  • Ungdomsutbytesombudet meddelar ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté när ansökan är klar i databasen (ettårs- och sommarutbytet).
  • Ungdomsutbytesombudet skickar en ifylld och undertecknad ansökan till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté (sommarlägren).
  • Ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté granskar och godkänner ansökan.
  •  
Tredje kvartalet (jan.-febr.-mars)
  • Besök IB-elevens värdfamilj i hemmet minst en gång per månad, håll kontakt med eleven varje vecka.
  • Eleverna från södra halvklotet (AUS & NZL) anländer från utbildningslägret (samma som för 1:a kvartalet, men observera att förberedelserna för dessa IB-elever kommer 6 mån. senare).
  • Obligatorisk utbildning för nya OB-elever och deras familjer
    • Distriktets utbildningar i mars-april
    • Den riksomfattande utbildningen (endast för ettårs- och sommarutbytet) i april-maj
  • Ansökningar till lägerutbytet tas emot fram till slutet av april
 
Fjärde kvartalet (april-maj-juni)
  • Besök IB-elevens värdfamilj i hemmet minst en gång per månad, håll kontakt med eleven varje vecka.
  • IB-elevernas resa till St. Petersburg (mars-april)
  • IB-elevernas EuroTour (juni)
  • Dags fylla i Guarantee Forms för inkommande IB-elever.
  • Uppdatera uppgifterna för det kommande rotaryåret: Ungdomsutbytesombudets och presidentens namn förs in i studentdatabasen.
  • Den utgående OB-elever presenterar sig i klubben.
  • Den hemkomna OB-eleven berättar i klubben om sitt utbytesår.
  • IB-eleven som ska återvända hem håller sitt avskedsföredrag i klubben. Avskedspresent och intyg överlämnas.
  • Reservera klubbmöten i nästa års mötesprogram för ungdomsutbytet (ett i aug.-sept. och ett i maj-juni)

Klubbens ungdomsutbytesteam och -ombud: ansvar & uppgifter

 

Ungdomsutbyte enligt RI:s certifiering
  • Klubbens president utser ett ungdomsutbytesteam på tre personer, där bägge könen bör vara representerade
  • Deltar i planeringen av klubbens ungdomsutbytesverksamhet och föreslår de medel som behövs och ska godkännas i budgeten
  • Rapporterar till klubbpresidenten om klubbens ungdomsutbytesverksamhet
  • Aktiverar klubben genom att ta med IB-eleven till olika evenemang och program: eleven är hela klubbens elev, inte bara ombudets
  • Begär in medgivande från värdfamiljen och ungdomsutbytesteamets medlemmar för kontroll av straffregisteret
  • Ev. samarbetsavtal med andra rotaryklubbar kring ettårsutbytet
 
Samarbetet med distriktets ungdomsutbyteskommitté
  • Deltar i distriktets utbildningar inför ungdomsutbytet
  • Deltar i ordnandet av distriktets evenemang kring ungdomsutbyte

 

OB-eleverna
  • Leder ansökningsförfarandet i klubben
  • Marknadsför internt och externt med hjälp av klubbmedlemmar
  • Intervjuar de som sökt som OB-elev
  • Fyller i blanketterna för klubbens förbindelser och skickar iväg dem
  • Ordnar så eleverna kan fylla i sina ansökningar och skickar dem till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté
  • Inför och upprätthåller informationen i studentdatabasen: eleverna, familjerna, ungdomsutbytesombudet och presidenten
  • Deltar i utbildningen som distriktet ordnar för OB-eleverna
  • Bjuder in den utsedda OB-eleven att presentera sig före avresan. Boka tid för detta i god tid, så det tas med när klubbens veckoprogram görs upp.
  • Bjuder in den elev som kommit hem efter utbytet att hålla sitt föredrag – se ovan om tidsreserveringen.
  • Håller regelbundet kontakt med eleven medan hen är utomlands
  • Sköter om att blanketterna med frivilligarbetarnas och värdfamiljernas medgivande skickas till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté.
 
IB-eleverna
  • Val av Host families, värdfamiljer, utbildning för dessa.
  • Samlar in blanketterna med värdfamiljernas förbindelser och skickar till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté.
  • Samlar in värdfamiljernas medgivande till kontroll av straffregistret och skickar blanketterna till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté.
  • Fyller i Guarantee Forms och skickar dem till korrespondenterna.
  • Tackar värdfamiljerna med ett diplom.
  • Håller regelbundet kontakt med eleven och värdfamiljen under utbytet.
  • Bjuder in eleven till klubbens möten och besök.
  • Ordnar så elever presenteras i klubben och sedan håller ett föredrag före hemresan.
  • Uppvaktar eleven på födelsedagen och andra helgdagar, liksom före hemresan.
  • Ordnar för deltagandet i IB-lägret (resor, anmälan, deltagaravgift).
  • Ordnar så IB-eleven deltar i distriktskonferensen (resor, anmälan, deltagaravgift).
  • Håller IB-elevens kontaktuppgifter uppdaterade i studentdatabasen (bl.a. värdfamiljernas uppgifter).
  • Ordnar så IB-eleven kan delta i ett språkprov (resor, anmälan, deltagaravgift).
  • Hanterar ev. krissituationer för IB-elever, tillsammans med ordförande för distriktets ungdomsutbyteskommitté.
  • Handhar IB-elevens resetillstånd.