Den inkommande eleven (Inbound, IB) anländer från utbildningslägret – försäkra er om att första värdfamiljen tar emot.
Om eleven är EU-medborgare eller schweizisk medborgare bör ungdomsutbytesteamet se till att hen får sitt uppehållstillstånd registrerat inom tre månader efter ankomsten. Instruktioner för hur man gör registreringen finns på Migrationsverkets (MIGRIs) hemsidor.
Om eleven inte är EU-medborgare bör hen ha skaffat uppehållstillstånd i Finland för hela sin utbytesperiod.
Grunden för uppehållstillståndet i Finland anges som studier. I regel bör eleven ha ansökt om uppehållstillstånd redan i hemlandet, hos Finlands ambassad eller konsulat, innan hen anländer till landet. Innan eleven anländer bör ungdomsutbytesteamet ha klarlagt om eleven skaffat uppehållstillståndet redan i sitt hemland eller inte. Om eleven vid ankomsten inte har ett uppehållstillstånd för hela vistelsen, ska ungdomsutbytesteamet ordna om tillståndet genast eleven anlänt. Instruktioner finns på MIGRI:s sidor. Den studerande betalar kostnaderna för uppehållstillstånd. Korrespondenterna har informerat den studerande om detta i förväg, till och med innan hen anländer till Finland.
Eleven ska installeras i skolan, läsordningen göras upp och skolvägen kartläggas (buss).
Om studenten har ett bankkonto i ett EU-land kan det användas för att betala månadsbidraget.
Om den studerande inte har ett bankkonto i ett EU-land är det enklast att betala ut månadsbidraget kontant till den studerande.
Skaffa eleven en telefonanslutning och för in det finländska telefonnumret i Rotarys studentdatabas (YEAH).
Samla in för en deposition till Emergency Fund.
Skaffa studiekort för gymnasieelever och bibliotekskort, om det behövs.
Meddela kontaktuppgifterna till familjer, eleven, klubben, ungdomsutbytesteamet osv.
Utbildning av värdfamiljerna – samla alla blivande värdfamiljer tillsammans.
Se till att eleven får delta i språkkurser.
Se till att eleven får utöva sina hobbies.
Presentera eleven för klubben och ordna så hen håller föredrag i klubben.
Bjud in eleven till klubbens möten och besök, ge klubbens program.
Besök IB-elevens värdfamilj i hemmet minst en gång per månad, hålla kontakt med eleven varje vecka.
IB-lägret (sept.-okt.)
Utbilda klubbens ungdomsutbytesteam (klubben bör delta en gång per år för att kunna delta i ungdomsutbytet).
Hemvändande elever (Rebound) håller föredrag i klubben.
Ansökningstid för nya utgående elever (Outbound, OB): marknadsföring i ortens skolor.
Fritt formulerade ansökningar från potentiella utbyteselever ska vara klubben tillhanda per 30.9.
Andra kvartalet (okt.-nov.-dec.)
Besök IB-elevens värdfamilj i hemmet minst en gång per månad, håll kontakt med eleven varje vecka.
Intervjuer i klubben med kandidaterna tillutgående utbyteselever och namnförslagen till distriktet (okt.).
Hembesök och intervju med elevens familj före anmälan till distriktet (okt.).
Blanketterna med förbindelserna från klubbens funktionärer och värdfamiljer => till distriktet
Godkännande från de frivilliga (ungdomsutbytesombudet + värdfamiljerna) för kontroll av straffregistret => till distriktet
Distriktet intervjuar utbyteskandidaterna och deras familjer (nov.), distriktet godkänner eleven för utbytesprogrammet.
Klubben fyller i blanketterna med sitt medgivande och skickar dem till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté per slutet av nov. (skild blankett ifylls för varje elev).
Klubbfunktionärer som ännu saknas i studentdatabasen förs in
Utgående utbyteselever fyller i sina ansökningar per slutet av dec.
Instruktioner för hur man fyller i blanketterna: Följ länkarna nedan.
Ungdomsutbytesombudet meddelar ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté när ansökan är klar i databasen (ettårs- och sommarutbytet).
Ungdomsutbytesombudet skickar en ifylld och undertecknad ansökan till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté (sommarlägren).
Ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté granskar och godkänner ansökan.
Tredje kvartalet (jan.-febr.-mars)
Besök IB-elevens värdfamilj i hemmet minst en gång per månad, håll kontakt med eleven varje vecka.
Eleverna från södra halvklotet (AUS & NZL) anländer från utbildningslägret (samma som för 1:a kvartalet, men observera att förberedelserna för dessa IB-elever kommer 6 mån. senare).
Obligatorisk utbildning för nya OB-elever och deras familjer
Distriktets utbildningar i mars-april
Den riksomfattande utbildningen (endast för ettårs- och sommarutbytet) i april-maj
Fjärde kvartalet (april-maj-juni)
Besök IB-elevens värdfamilj i hemmet minst en gång per månad, håll kontakt med eleven varje vecka.
Dags fylla i Guarantee Forms för inkommande IB-elever.
Uppdatera uppgifterna för det kommande rotaryåret: Ungdomsutbytesombudets och presidentens namn förs in i studentdatabasen.
Den utgående OB-elever presenterar sig i klubben.
Ge den avgående OB-studenten en klubbstandar som han eller hon kan ge till sin värdklubb.
Den hemkomna OB-eleven berättar i klubben om sitt utbytesår.
IB-eleven som ska återvända hem håller sitt avskedsföredrag i klubben. Avskedspresent och intyg överlämnas.
Reservera klubbmöten i nästa års mötesprogram för ungdomsutbytet (ett i aug.-sept. och ett i maj-juni)
Klubbens ungdomsutbytesteam och -ombud: ansvar & uppgifter
Ungdomsutbyte enligt RI:s certifiering
Klubbens president utser ett ungdomsutbytesteam på tre personer, där bägge könen bör vara representerade
Deltar i planeringen av klubbens ungdomsutbytesverksamhet och föreslår de medel som behövs och ska godkännas i budgeten
Rapporterar till klubbpresidenten om klubbens ungdomsutbytesverksamhet
Aktiverar klubben genom att ta med IB-eleven till olika evenemang och program: eleven är hela klubbens elev, inte bara ombudets
Begär in medgivande från värdfamiljen och ungdomsutbytesteamets medlemmar för kontroll av straffregisteret
Ev. samarbetsavtal med andra rotaryklubbar kring ettårsutbytet
Samarbetet med distriktets ungdomsutbyteskommitté
Deltar i distriktets utbildningar inför ungdomsutbytet
Deltar i ordnandet av distriktets evenemang kring ungdomsutbyte
OB-eleverna
Leder ansökningsförfarandet i klubben
Marknadsför internt och externt med hjälp av klubbmedlemmar
Intervjuar de som sökt som OB-elev
Fyller i blanketterna för klubbens förbindelser och skickar iväg dem
Ordnar så eleverna kan fylla i sina ansökningar och skickar dem till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté
Inför och upprätthåller informationen i studentdatabasen: eleverna, familjerna, ungdomsutbytesombudet och presidenten
Deltar i utbildningen som distriktet ordnar för OB-eleverna
Bjuder in den utsedda OB-eleven att presentera sig före avresan. Boka tid för detta i god tid, så det tas med när klubbens veckoprogram görs upp.
Bjuder in den elev som kommit hem efter utbytet att hålla sitt föredrag – se ovan om tidsreserveringen.
Håller regelbundet kontakt med eleven medan hen är utomlands
Sköter om att blanketterna med frivilligarbetarnas och värdfamiljernas medgivande skickas till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté.
IB-eleverna
Val av Host families, värdfamiljer, utbildning för dessa.
Samlar in blanketterna med värdfamiljernas förbindelser och skickar till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté.
Samlar in värdfamiljernas medgivande till kontroll av straffregistret och skickar blanketterna till ordföranden för distriktets ungdomsutbyteskommitté.
Fyller i Guarantee Forms och skickar dem till korrespondenterna.
Tackar värdfamiljerna med ett diplom.
Håller regelbundet kontakt med eleven och värdfamiljen under utbytet.
Bjuder in eleven till klubbens möten och besök.
Ordnar så elever presenteras i klubben och sedan håller ett föredrag före hemresan.
Uppvaktar eleven på födelsedagen och andra helgdagar, liksom före hemresan.
Ordnar för deltagandet i IB-lägret (resor, anmälan, deltagaravgift).
Ordnar så IB-eleven deltar i distriktskonferensen (resor, anmälan, deltagaravgift).
Håller IB-elevens kontaktuppgifter uppdaterade i studentdatabasen (bl.a. värdfamiljernas uppgifter).
Ordnar så IB-eleven kan delta i ett språkprov (resor, anmälan, deltagaravgift).
Hanterar ev. krissituationer för IB-elever, tillsammans med ordförande för distriktets ungdomsutbyteskommitté.
Handhar IB-elevens resetillstånd.
We use cookies to ensure that we give you the best experience on our website. If you continue to use this site we will assume that you are happy with it.Ok
