Utbildningen och nätverket för samarbete

​Varje rotarydistrikt ordnar utbildning för värdfamiljerna på sitt område. Målet med utbildningen är att ge värdfamiljerna en inblick i hur Rotary arbetar, låta dem bekanta sig med varandra och gå igenom de regler som gäller för utbyteseleverna. Rotarys internationella certifiering för ungdomsutbytet fastställer vilka frågor som ska behandlas under utbildningen. De ungas trygghet och integritet har för oss högsta prioritet och därför finns reglerna och direktiven. Rotary tar sitt ansvar på allvar. Också värdfamiljerna bör ha klart för sig vilket ansvar de har för de unga som anförtros dem.

Utöver distriktets utbildning är det värdklubben som har ansvaret för att familjen är lämplig för uppgiften och bra förberedd för att ta emot den unga.

Utbildningen i distrikten varierar något beroende på hur många utbyteselever distriktet har och på hur lätt det är att få ihop alla värdfamiljer till ett gemensamt tillfälle. Också familjer som funderar på att ställa upp som värdfamiljer är välkomna till utbildningen. Vanligen ordnas utbildningarna två gånger per år, när en ny grupp elever kommer in – när skolorna börjar i augusti och januari. Elevens första familj får dessutom delta i en extra, gemensam föreläsning när de hämtar sin utbyteselev från inskolningslägret.

​Rotexarna hjälper klubben och stöder utbyteseleven

Rotexarna är unga som själva har varit på ettårsutbyte utomlands och sedan efter hemkomsten organiserat sig under Rotarys paraply. De fungerar som klubbarnas och distriktens hjälp med uppgifter inom ungdomsutbytet och ordnar program för de utbyteselever som finns i landet. Rotexarna är till ovärderlig hjälp för rotarianerna också när det gäller att utbilda värdfamiljerna, för de kan utgående från sina egna erfarenheter ge råd och tips.

Rotexarna fungerar också som stödpersoner för utbyteseleverna och kan erbjuda värdefullt kamratstöd.

Vid de evenemang som rotexarna ordnar för utbyteseleverna följer man alltid Rotarys regler. Det innebär t.ex. att vid träffar med övernattning måste vuxna alltid finnas med.

När en ung mänska åker utomlands på ettårsutbyte betyder det att föräldrarna överlämnar ansvaret för den ungas välbefinnande och trygghet till Rotary. Den rotaryklubb som fungerar som värdklubb har förbundit sig att tillsammans med värdfamiljen sköta om eleven. Det är ett ovillkorligt krav att utbyteselevens fysiska trygghet måste säkras och ev. sexuella antastningar förhindras. Alla som verkar frivilligt – både rotarianerna och alla i värdfamiljen som fyllt 18 år (eller fyller under utbytet) – måste ge sitt tillstånd till kontroll av brottsregistret. Det sker genom att man undertecknar en blankett med sitt medgivande som sedan fogas till en elektronisk ansökan om utdrag ur brottsregistret. Rotarianerna sköter om att ansökan skickas till Rättsregistercentralen.