Utbildningen och nätverket för samarbete
Värdfamiljerna får utbildning
Varje rotarydistrikt ordnar utbildning för värdfamiljerna på sitt område. Målet med utbildningen är att ge värdfamiljerna en inblick i hur Rotary arbetar, låta dem bekanta sig med varandra och gå igenom de regler som gäller för utbyteseleverna. Rotarys internationella certifiering för ungdomsutbytet fastställer vilka frågor som ska behandlas under utbildningen. De ungas trygghet och integritet har för oss högsta prioritet och därför finns reglerna och direktiven. Rotary tar sitt ansvar på allvar. Också värdfamiljerna bör ha klart för sig vilket ansvar de har för de unga som anförtros dem.
Utöver distriktets utbildning är det värdklubben som har ansvaret för att familjen är lämplig för uppgiften och bra förberedd för att ta emot den unga.
Utbildningen i distrikten varierar något beroende på hur många utbyteselever distriktet har och på hur lätt det är att få ihop alla värdfamiljer till ett gemensamt tillfälle. Också familjer som funderar på att ställa upp som värdfamiljer är välkomna till utbildningen. Vanligen ordnas utbildningarna två gånger per år, när en ny grupp elever kommer in – när skolorna börjar i augusti och januari. Elevens första familj får dessutom delta i en extra, gemensam föreläsning när de hämtar sin utbyteselev från inskolningslägret.
Värdfamiljerna förbereds på följande sätt:
- Presentation av Rotarys verksamhet och ungdomsutbytet
- Förväntningarna på värdfamiljen och utbyteseleven
- Trygghet och regler för eleven
- Elevens försäkring och hälsovård
- Elevens pengar
- Elevens skolgång
- Regler för elevens resande
- Värdfamiljens olika roller under utbytesåret
- Rotaryklubbens roll och ungdomsutbytets stödfunktioner
- Rotarianernas program för utbyteseleverna
Rotexarna hjälper klubben och stöder utbyteseleven
Rotexarna är unga som själva har varit på ettårsutbyte utomlands och sedan efter hemkomsten organiserat sig under Rotarys paraply. De fungerar som klubbarnas och distriktens hjälp med uppgifter inom ungdomsutbytet och ordnar program för de utbyteselever som finns i landet. Rotexarna är till ovärderlig hjälp för rotarianerna också när det gäller att utbilda värdfamiljerna, för de kan utgående från sina egna erfarenheter ge råd och tips.
Rotexarna fungerar också som stödpersoner för utbyteseleverna och kan erbjuda värdefullt kamratstöd.
Vid de evenemang som rotexarna ordnar för utbyteseleverna följer man alltid Rotarys regler. Det innebär t.ex. att vid träffar med övernattning måste vuxna alltid finnas med.
Utbyteselevens skyddsnät
När en ung mänska åker utomlands på ettårsutbyte betyder det att föräldrarna överlämnar ansvaret för den ungas välbefinnande och trygghet till Rotary. Den rotaryklubb som fungerar som värdklubb har förbundit sig att tillsammans med värdfamiljen sköta om eleven. Det är ett ovillkorligt krav att utbyteselevens fysiska trygghet måste säkras och ev. sexuella antastningar förhindras. Alla som verkar frivilligt – både rotarianerna och alla i värdfamiljen som fyllt 18 år (eller fyller under utbytet) – måste ge sitt tillstånd till kontroll av brottsregistret. Det sker genom att man undertecknar en blankett med sitt medgivande som sedan fogas till en elektronisk ansökan om utdrag ur brottsregistret. Rotarianerna sköter om att ansökan skickas till Rättsregistercentralen.
Ungdomsutbytets stödnätverk
- Värdfamiljen och skolan
- Värdklubbens ungdomsutbytesteam och distriktets kommitté för ungdomsutbyte
- Korrespondenterna i Finland och elevens hemland
Utbyteseleven måste kunna känna att hen kan vända sig med förtroende till vem som helst inom stödnätverket om problem uppstår.
Ju bättre kommunikationen mellan utbyteseleven och värdfamiljen, värdfamiljen och skolan och värdfamiljen och klubben fungerar när det gäller utbyteseleven, desto enklare är det att lösa eventuella problem innan de växer sig för stora. Det är alltid klokt att ta kontakt i ett så tidigt skede som möjligt. En stor del av problemen brukar bero på bristande kommunikation eller rena missförstånd.
Besluten om disciplinära åtgärder som en följd av regelbrott fattas av distriktets kommitté för ungdomsutbyte. Värdfamiljen ska aldrig hota utbyteseleven med att hen kommer att bli hemskickad. Det är alltid distriktets kommitté som ska fatta det beslutet.
Värdfamiljen eller värdklubben tar aldrig direktkontakt med utbyteselevens egna föräldrar eller avsändarklubben. Vid behov kan värdklubben ta kontakt med elevens korrespondent i Finland och då sköts ärendet på internationell nivå, korrespondenterna emellan.