Ohjeet ja lomakkeet
Klubin ohjeet ja lomakkeet
Eräissä linkeissä on täytettäviä, muokattavia ja tallennettavia pdf-lomakkeita. Tallenna pohja ensin koneellesi ja editoi sitä sen jälkeen. Käytä viimeisintä Adobe Reader-versiota Windows-ympäristössä.
Oppilastietokanta (YEAH)
Asiakirjoja ja ohjeita
Klubin TODO nuorisovaihdossa
Kunniakirja perheelle (pptx)
Vaihto-oppilaan todistus (pptx)
Huomioi seuraava, kun käytät videota
Video on tehty syksyllä 2024. Siksi hakuprosessissa 2024 jälkeen tapahtuneiden muutosten osalta video ei ole ihan ajantasalla vaan viimeiset täsmälliset ohjeet löytyvät aina hakemuksen täyttöohjeesta.
- Klubisitoumuslomakkeiden nimi on muuttunut Sitoumuslomakkeiksi. Kun videossa mainitaan ”Klubisitoumuslomake” tarkoitetaan ”Sitoumuslomaketta”.
- Sitoumuslomakepohjia on vain suomeksi ja ruotsiksi, ei enää englanniksi. Riittää, kun täyttää vain toisen.
- Sitoumuslomakepohjia ei enää saa YEAH-järjestelmästä vaan vain näiltä RYE-sivuilta täältä.
- Kohdemaalistaa ei ole enää vuosivaihdon sitoumuslomakkeella eikä maavalintoja kirjata sitoumuslomakkeeseen vaan vain hakemuksen täytön yhteydessä YEAH-oppilastietokantaan.
- Rotaryn vuosivaihdon virallinen kohdemaalista löytyy täältä.
- Tyhjiä lomakepohjia lääkärin- ja hammaslääkärintarkastukseen ei enää saa YEAH-järjestelmästä vaan vain näiltä sivuilta alta.
Lääkärin ja hammaslääkärin todistuspohjat vuosivaihdon hakemukseen
Lähtevän vuosivaihto-oppilaan hakemuksen liitteeksi tulevat lääkärin ja hammaslääkärin todistukset tehdyistä tarkastuksista. Niitä varten on olemassa viralliset todistuspohjat, joita on ehdottomasti käytettävä. Muut todistukset eivät hakemukseen kelpaa. Hakija saa todistuspohjat alta. Lataa lomake-pdf:t omalle koneellesi, esitäytä koneella henkilötietosi, tulosta esitäytetyt lomakkeet ja ota paperit mukaan lääkärikäynnille. Lääkärikäynnin jälkeen väriskannaa lomakkeet omiksi A4-kokoisiksi pdf:ksi (tuloksena 2 pdf-tiedostoa: lääkärinlausunto 3-sivuinen ja hammaslääkärin 1-sivuinen) ja lataa ne YEAH-järjestelmään hakemuksen täyttöohjeen mukaisesti.
Lääkärin täytettävä lomake (katso tästä esimerkki ohjeeksi lomakkeen oikeasta täytöstä):
Medical History and Examination – Section C-1
Hammaslääkärin täytettävä lomake (katso tästä esimerkki ohjeeksi lomakkeen oikeasta täytöstä):
Dental Health and Examination – Section D
Vaihto-oppilasvakuutus
Vakuutus USA:han vaihtoon meneville, valitse Plan B, Plan B+ tai Plan D.
Vakuutus muihin maihin, valitse Plan B tai Plan D.
(Vakuutukset täyttävät Rotary Internationalin vaatimukset. Odota kirjeenvaihtajan ohjeita ennen kuin ostat vakuutuksen.)
First Night Questions – to be agreed with Host Family
Second Day Questions – to be agreed with Host Club
Rotary International minimum requirements on student insurance coverage
Rokotukset
BCG vaccine in the Finnish national vaccination programme
Rokotusohje vuosivaihtoon Ranskaan lähteville
Muuta
Huomioi seuraava kun käytät videota
Video on tehty syksyllä 2024. Siksi hakuprosessissa 2024 jälkeen tapahtuneiden muutosten osalta video ei ole ihan ajantasalla vaan viimeiset täsmälliset ohjeet löytyvät aina hakemuksen täyttöohjeesta.
- Klubisitoumuslomakkeiden nimi on muuttunut Sitoumuslomakkeiksi. Kun videossa mainitaan ”Klubisitoumuslomake” tarkoitetaan ”Sitoumuslomaketta”.
- Sitoumuslomakepohjia on vain suomeksi ja ruotsiksi, ei enää englanniksi. Riittää, kun täyttää vain toisen.
- Sitoumuslomakepohjia ei enää saa YEAH-järjestelmästä vaan vain näiltä sivuilta täältä.
- Kohdemaalistaa ei ole enää kesävaihdon sitoumuslomakkeella eikä maavalintoja kirjata sitoumuslomakkeeseen vaan vain hakemuksen täytön yhteydessä YEAH-oppilastietokantaan.
- Rotaryn kesävaihdon virallinen kohdemaalista löytyy täältä.
- Sponsor Endorsement -liitteessä ei enää tarvita oppilaan, huoltajien eikä todistajan allekirjoituksia. Klubin presidentin ja nuorisovaihtovastaavan allekirjoitukset riittävät.
- Leireille ei edelleenkään tehdä maavalintaa.
Vakuutus USA:han vaihtoon meneville, valitse Plan B, Plan B+ tai Plan D.
Vakuutus muihin maihin, valitse Plan B tai Plan D.
(Vakuutukset täyttävät Rotary Internationalin vaatimukset. Odota kirjeenvaihtajan ohjeita ennen kuin ostat vakuutuksen.)
Leirien ohjeet ja lomakkeet
Toimintaohje hyväksytyn piirihaastattelun jälkeen
Hakemuksen täyttöohje (in English) Guide for filling in the application form
Leirihakemuksen täyttö opastetaan lyhytvaihdon videossa
Kesän 2024 leirilista (esimerkkejä tyypillisistä leireistä)
Kesän 2025 leirilista
Vakuutus USA:han vaihtoon meneville, valitse Plan B, Plan B+ tai Plan D.
Vakuutus muihin maihin, valitse Plan B tai Plan D.
(Vakuutukset täyttävät Rotary Internationalin vaatimukset. Odota kirjeenvaihtajan ohjeita ennen kuin ostat vakuutuksen.)
Isäntäperheen ohjeet
Vaihto-oppilaan säännöt
Rotary Youth Exchange Rules
First Night Questions – to be agreed with Host Family
Ensimmäisen illan kysymykset
Second Day Questions – to be agreed with Host Club
Vaihto-oppilaan matkustussäännöt/ Student Travelling Rules
Isäntäperheen sitoumuslomake
Isäntäperheen jäsenen suostumus rikosrekisteriotteen hakemista varten
Isäntäperheopas
Isäntäperheiden valmennus – koulutusmateriaali (pdf)
